無紙化文件管理

學校是耗紙量最多的機構之一，因此有很多本地及國際學校都紛紛尋求邁向「無紙化運作」的方法，提升同學們對減少紙張耗用和避免砍伐樹木的環保意識。電子化文件管理的概念正好在此大氣候下融入校園，其中電子編檔（e-Filing）更成為炙手可熱的新技術。

電子編檔突破文件管理限制
電子編檔方案著重多功能文件管理系統與電腦軟件的配合。這些系統看起來像部影印機，卻把影印、打印、掃描及傳真功能共冶一爐。用戶可以把紙張文件（例如不同的學校通告回條、宪生署提供的學童健康服務和傳染病指引回條等）掃描成數碼檔案，根據自訂的規則，自動分流至不同資料夾作儲存，有需要時更可執行迅速檢索。這樣既減少紙張耗用，又能節省存放紙張的空間及成本，更可藉著自動化文件分類及傳送，進一步有效善用校方的人力資源，讓學校邁向「無紙化」運作。
電子化文件管理除可實踐環保守則，還有助實現創新的電子教學概念。以文件管理技術專家富士施樂的電子編檔方案為例，它可讓校方為每名學生設定個人資料夾，保存歷年成績、考勤、證書及獎項紀錄，成為一應俱全的資訊源；又可進行各類文件發布及批核，甚至結合校內其他工作流程，擴展應用空間。學生又可利用電子平台提交功課，供老師檢查及評分，用途千變萬化。
應用層出不窮　效益不勝枚舉
此外，多功能文件管理系統上設有簡單易用的操作屏，可供翻閱、檢索、編輯和更新資料夾及當中的文件、學生檔案和電子表格。系統除支援繁、簡中文及英文操作外，也兼容不同文件類型和格式。系統更可配合先進的光學標誌辨識（OMR）技術，輕易把試卷、回條和問卷等手寫文件，掃描成數碼檔案。學校不再需要像以往堆積著成千上萬的紙張文件，而是變成了簡潔舒適的「綠色」工作間。
事實上，電子化文件管理的概念在學界日益普及，為校園生活多添一點「綠」色之外，也為師生帶來無窮便利。老師可以利用電子編檔技術，把課堂講義的製作、傳送、儲存和使用全面電子化，過程相當簡便，也毋須把講義內容打印出來及複印成一疊疊的紙張文件。老師只需把製作好的講義檔案直接存入自己的資料夾，透過互聯網登入為電子編檔系統特設的入門網站，直接開啟有關檔案，再透過投影機顯示出來便可。
這種電子化教學模式除了別具環保效益，亦可讓老師突破傳統紙張的限制，在原有講義內容上加入聲音、視像以至各類多媒體資訊，打造成有聲有畫、千變萬化的電子教材，使課堂內容更富趣味和吸引力，從而增進教學成效。電子編檔系統更可支援不同的文件類型，例如Word文字檔、Excel試算表、PowerPoint簡報及PDF檔，以至各類圖像、影像、音頻及影音交匯的多媒體檔案，各適其適。
打造個人化文件管理空間
學校亦可透過電子編檔建立用戶個人資料夾，以「無紙化」的數碼形式保存學生的私人資料，例如每個學期的成績、考勤紀錄、課外活動紀錄及曾獲獎項等。以一個小學生為例，可以把一年級到六年級的全部記錄累積於資料夾內。到了小學畢業時，校方就可以把各年的資料燒錄在一隻光碟內，方便同學報考中學及收藏；中學也可作出同樣安排，方便同學參與大學面試及將來求職時，隨時隨地提取有關資料。
另外，學生可透過設於圖書館內的多功能文件管理系統，把完成了的家課掃描成數碼檔案，即時傳送到老師的收件夾。這種操作模式在範圍較大的校園特別適用，因為學生毋須走一段很遠的距離到教員室交功課。遇上颱風暴雨、流感高峰期等惡劣情況需要停課時，同學更可在家登入相關網站，遙距操作多功能文件管理系統 ，檢索自己的文件資料夾，並即時提取老師發放的習作或通告；甚至可在網上把完成了的習作傳送到老師的資料夾，讓老師即時批閱，實現真正『風雨無間』的學習模式。
總括而言，全球氣候變化已成為不可忽視的問題，校園推行環保，為拯救地球出一分力亦是大勢所趨。然而，學校要成功實踐環保，有賴得到學校成員的瞭解，並一同進行保護環境的工作。老師不妨透過電子編檔技術實踐「綠色教室」的理念，身體力行向同學們灌輸愛護環境、減少浪費的環保意識。 
    


劉金蘭
富士施樂香港環保大使