無紙化文件管理

無紙化文件管理

學校是耗紙量最多的機構之一,因此有很多本地及國際學校都紛紛尋求邁向「無紙化運作」的方法,提升同學們對減少紙張耗用和避免砍伐樹木的環保意識。電子化文件管理的概念正好在此大氣候下融入校園,其中電子編檔(e-Filing)更成為炙手可熱的新技術。

電子編檔突破文件管理限制
電子編檔方案著重多功能文件管理系統與電腦軟件的配合。這些系統看起來像部影印機,卻把影印、打印、掃描及傳真功能共冶一爐。用戶可以把紙張文件(例如不同的學校通告回條、宪生署提供的學童健康服務和傳染病指引回條等)掃描成數碼檔案,根據自訂的規則,自動分流至不同資料夾作儲存,有需要時更可執行迅速檢索。這樣既減少紙張耗用,又能節省存放紙張的空間及成本,更可藉著自動化文件分類及傳送,進一步有效善用校方的人力資源,讓學校邁向「無紙化」運作。
電子化文件管理除可實踐環保守則,還有助實現創新的電子教學概念。以文件管理技術專家富士施樂的電子編檔方案為例,它可讓校方為每名學生設定個人資料夾,保存歷年成績、考勤、證書及獎項紀錄,成為一應俱全的資訊源;又可進行各類文件發布及批核,甚至結合校內其他工作流程,擴展應用空間。學生又可利用電子平台提交功課,供老師檢查及評分,用途千變萬化。
應用層出不窮 效益不勝枚舉
此外,多功能文件管理系統上設有簡單易用的操作屏,可供翻閱、檢索、編輯和更新資料夾及當中的文件、學生檔案和電子表格。系統除支援繁、簡中文及英文操作外,也兼容不同文件類型和格式。系統更可配合先進的光學標誌辨識(OMR)技術,輕易把試卷、回條和問卷等手寫文件,掃描成數碼檔案。學校不再需要像以往堆積著成千上萬的紙張文件,而是變成了簡潔舒適的「綠色」工作間。
事實上,電子化文件管理的概念在學界日益普及,為校園生活多添一點「綠」色之外,也為師生帶來無窮便利。老師可以利用電子編檔技術,把課堂講義的製作、傳送、儲存和使用全面電子化,過程相當簡便,也毋須把講義內容打印出來及複印成一疊疊的紙張文件。老師只需把製作好的講義檔案直接存入自己的資料夾,透過互聯網登入為電子編檔系統特設的入門網站,直接開啟有關檔案,再透過投影機顯示出來便可。
這種電子化教學模式除了別具環保效益,亦可讓老師突破傳統紙張的限制,在原有講義內容上加入聲音、視像以至各類多媒體資訊,打造成有聲有畫、千變萬化的電子教材,使課堂內容更富趣味和吸引力,從而增進教學成效。電子編檔系統更可支援不同的文件類型,例如Word文字檔、Excel試算表、PowerPoint簡報及PDF檔,以至各類圖像、影像、音頻及影音交匯的多媒體檔案,各適其適。
打造個人化文件管理空間
學校亦可透過電子編檔建立用戶個人資料夾,以「無紙化」的數碼形式保存學生的私人資料,例如每個學期的成績、考勤紀錄、課外活動紀錄及曾獲獎項等。以一個小學生為例,可以把一年級到六年級的全部記錄累積於資料夾內。到了小學畢業時,校方就可以把各年的資料燒錄在一隻光碟內,方便同學報考中學及收藏;中學也可作出同樣安排,方便同學參與大學面試及將來求職時,隨時隨地提取有關資料。
另外,學生可透過設於圖書館內的多功能文件管理系統,把完成了的家課掃描成數碼檔案,即時傳送到老師的收件夾。這種操作模式在範圍較大的校園特別適用,因為學生毋須走一段很遠的距離到教員室交功課。遇上颱風暴雨、流感高峰期等惡劣情況需要停課時,同學更可在家登入相關網站,遙距操作多功能文件管理系統 ,檢索自己的文件資料夾,並即時提取老師發放的習作或通告;甚至可在網上把完成了的習作傳送到老師的資料夾,讓老師即時批閱,實現真正『風雨無間』的學習模式。
總括而言,全球氣候變化已成為不可忽視的問題,校園推行環保,為拯救地球出一分力亦是大勢所趨。然而,學校要成功實踐環保,有賴得到學校成員的瞭解,並一同進行保護環境的工作。老師不妨透過電子編檔技術實踐「綠色教室」的理念,身體力行向同學們灌輸愛護環境、減少浪費的環保意識。 
    


劉金蘭
富士施樂香港環保大使

內容眾多,未能盡錄,歡迎訂閱或補購。
訂閱方法: 請按此處
補購查詢:歡迎致電《今日校園》訂閱部 2342-8298 (鄧小姐)
  • mi TEC 公共廣播系統 - WO HING RADIO CO., LTD.

    mi TEC 公共廣播系統 - WO HING RADIO CO., LTD.

  • STEM教室必備的工具

    STEM教室必備的工具

  • 校學零死角完整消毒方案

    校學零死角完整消毒方案

  • Arduino 入門套件

    Arduino 入門套件

  • Thymio

    Thymio

  • 智慧創作家

    智慧創作家

  • 科普教育類新書推介

    科普教育類新書推介

  • 常識科STEM融創校本課程

    常識科STEM融創校本課程

  • 海外升學熱點情報

    海外升學熱點情報

  • 善用餘暇 學習科技創造您的未來

    善用餘暇 學習科技創造您的未來

  • iPhoto

    iPhoto

  • 教師俱樂部

    教師俱樂部

編輯博客
全港首創中小學生法律實戰課程
2017-06-06
轉眼又到五月,再過兩個月便是學生們放暑假的日子,相信不少家長們已經開始為子女報讀有意義的暑期課程。科慧學習中心與國際知名律師行將攜手創辦全港首個可讓中小學生參與的小律師暑期課程,提供真實個案研究分析,讓學生們一嘗小律師滋味,在公堂上一較...
城大推出全新入學獎學金
2016-05-12
香港城市大學(城大)推出一項全新的入學獎學金計劃,以鼓勵本地優秀學生入讀。 新設立的獎學金計劃名為「城大香港精英獎學金」,為透過大學聯合招生辦法(聯招)及非大學聯合招生辦法(非聯招)申請入讀政府資助的本科生課程的學生而設。獎學金年期可長達四年,金額最多可高於本科生課程全額...